Comment rester productive en travaillant depuis chez soi ?

Rester productif en travaillant à la maison demande un peu d'organisation. DR Pixabay Wokandpix.
Rester productif en travaillant à la maison demande un peu d'organisation. DR Pixabay Wokandpix.

Home office, télétravail, ou activité à domicile, avoir son bureau à la maison n’est pas qu’un avantage. Comment éviter les distractions et s’organiser efficacement ? Sélection.

Le domicile est le lieu de travail de 7% des femmes actives occupées en Suisse, contre un peu moins de 5% des hommes (chiffres OFS 2017). Mais travailler à la maison peut recouvrir des réalités très différentes: home office, télétravail, entrepreneuriat, freelancing. A chacune ses contraintes, ses exigences et ses raisons.

Que vous veniez d’obtenir de haute lutte votre journée de télétravail hebdomadaire après d’âpres négociations, que vous travailliez depuis la maison car vous êtes indépendant et n’avez pas les moyens –ou l’envie- de rejoindre un espace de coworking, ou que vous lanciez votre activité depuis chez vous en attendant de trouver de quoi financer des locaux appropriés, ou encore que votre local professionnel se trouve au sein de votre maison, ces quelques conseils sont faits pour vous.

1.Listez toutes vos tâches

Le risque, lorsque l’on travaille de chez soi sans aucune réunion, pause ou délai urgent est soit de procrastiner, soit d’être pris par des tâches non urgentes et non importantes. Pour éviter la dilution: fixez vos priorités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et agendez un maximum de choses, même les petites tâches. «J’ai un agenda et je note quasiment tout ce que je vais faire, il faut se structurer ainsi, sinon on perd vite le fil», témoigne Stephanie Van Hauwaert qui a lancé Vinothentic Sàrl, entreprise d’importation et de vins bios et biodynamiques depuis chez elle à Vich.

Essayez d’organiser votre temps selon le type de tâches que vous avez à effectuer. Pour cela, il faut vous connaître. Vous êtes mieux concentrée en début de journée? Prévoyez les tâches les plus importantes à ce moment-là. Au contraire si vous êtes plus efficace la nuit, rien ne vous empêche de travailler le soir, mais il faudra organiser votre espace en fonction.

Par contre, fixez-vous toujours une limite, au risque de voir votre privée affectée. «Avec mon mari, qui a une profession prenante, nous travaillons souvent le soir, au salon, une fois les enfants couchés. Mais nous essayons de nous arrêter vers systématiquement à 21h15, sauf période exceptionnelle», explique Stéphanie Van Hauwaert.

Si vous devez surveiller vos enfants, évitez les tâches exigeantes comme la comptabilité. «Quand ils sont là, j’essaye de leur demander de m’aider à faire les paquets ou d’aller déposer des enveloppes à la poste pour moi. J’ai un bureau ouvert sur leur salle de jeu donc je peux les surveiller. Dans ce cas-là, je ne vais pas vérifier mes paiements ou mes relevés bancaires, je choisirai une activité plus ‘light’», explique Cécile Girardin, entrepreneure à domicile à Soleure et à la tête de  liniment.ch. Son entreprise distribue en Suisse du liniment oléo-calcaire, produit de soin utilisé principalement pour les bébés et qui est fabriqué en France selon sa recette Cette maman de trois enfants est aussi co-responsable de l’antenne neuchâteloise des Mampreneurs.

Vous pouvez aussi organiser votre temps en fonction de l’espace: «j’ai aménagé une pièce à la cave pour préparer mes commandes. Comme c’est un endroit fonctionnel mais pas ‘feng shui’, j’essaye d’y passer le moins de temps possible», explique Cécile Girardin.

2.Utilisez les corvées domestiques comme des respirations

Quand on a travaillé depuis chez soi, la tentation peut être grande de lancer une lessive, ramasser des vêtements qui traînent, vider le lave-vaisselle, chercher le courrier, récupérer les enfants à l’école …et une fois lancée, on finit par jouer la fée du logis.

Double piège, puisqu’on se retrouve seule responsable des tâches domestiques, et qu’on prend du retard sur l’essentiel: notre vie professionnelle. Une maison rangée doit être au service de votre travail, mais pas devenir un but en soi !

La solution? Un home détox pour éviter le rangement chronique. Une meilleure répartition des tâches avec son conjoint, évidemment. Et, si l’on veut mettre à profit le fait d’être chez soi, utiliser ces tâches comme des temps de pause. Un tour au jardin pour l’arroser permet de prendre l’air et souffler quinze minutes entre deux gros dossiers.  «Il m’arrive de faire le linge pour m’aérer la tête. On a toujours envie de faire des petites choses en plus mais il faut vraiment séparer le privé et le professionnel. Par contre, dès que mon mari ou mes enfants passent la porte, je sais que ma journée s’arrête», explique Stéphanie Van Hauwaert.

3.Entretenez une vie sociale professionnelle

Etre seule chez soi toute la journée peut être vu comme un rêve pour une salariée en open space qui est interrompue en permanence: quelle longue plage offerte à la concentration! Sauf que les études le montrent: notre attention est limitée, surtout à l’heure des écrans. Et être isolée toute la journée peut être déprimant. Rythmez vos journées en prévoyant des calls ou des déjeuners professionnels –attention: ne vous enfermez pas dans le cercle familial, les appels à votre famille et les lunches entre amies ne feront pas avancer votre carrière et vos projets!

Vous pouvez aussi consacrer certaines demi-journées aux rendez-vous ou aux livraisons, sans pour autant que cela représente des déplacements chronophages. «Je vais souvent grouper les livraisons le même jour, et en profiter pour rendre visite à des clients, histoire d’optimiser les déplacements. C’est la liberté des horaires et ne plus être contraint à des horaires fixes qui m’ont notamment poussée à me mettre à mon compte. Je dois moins stresser le matin et le soir avec les enfants», complète Stéphanie Van Hauwaert.

Stéphanie Van Hauwaert envisage de trouver un lieu de stockage avec une petite boutique pour son activité. DR

Stéphanie Van Hauwaert envisage de trouver un lieu de stockage avec une petite boutique pour son activité. DR

4.Essayez d’avoir un espace dédié

Ou VOS espaces. Comme Cécile Girardin, qui en plus de son lieu dédié au stockage et à la livraison dans sa cave, dispose d’un bureau au dernier étage de sa maison. «Auparavant, nous étions en appartement et l’immeuble disposait de pièces en sous-sol que nous pouvions louer pour 120 francs par mois. J’en avais fait mon espace de stockage. Travailler dans sa cuisine ou au salon, on l’a toutes fait au début. Mais c’est extrêmement important d’avoir une pièce dédiée à son activité, parce qu’on peut laisser certaines choses en plan, ne pas devoir tout ranger parce que la famille va dîner par exemple», explique cette entrepreneure à son compte depuis 2010.

Avant de travailler depuis chez vous, posez-vous la question de savoir si vous disposez d’espaces adéquats –pour le travail ou le stockage-. Si vous commencez à utiliser  salon, chambres ou armoires pour stocker votre matériel ou vos documents, nul doute que votre partenaire ou votre famille, qui pourront être tolérants au début, finiront pas se sentir envahis! Rien de tel pour envenimer les rapports au quotidien. A éviter à tout prix, donc. Les solutions ? Une pièce dédiée, un espace de coworking, ou un espace bien délimité.

5.Délimitez le privé et le professionnel

Si pour des questions de moyens ou tout simplement de confort vous ne pouvez pas disposer d’une pièce à part pour votre activité professionnelle, séparez-la autant que possible de l’espace familial. «Nous avons un très grand salon, et je ne voulais pas m’enfermer dans l’espace fermé d’un bureau. J’ai donc choisi d’installer mon bureau au salon. Il y a un ordinateur, des classeurs, une imprimante et une armoire. Mes deux enfants ont la règle de ne pas y toucher. C’est parfois difficile: il y a deux jours le plus petit a coupé la prise sur laquelle mon ordinateur était branché…il y a toujours des risques avec les tous-petits», explique Stéphanie Van Hauwaert. Pour autant, elle n’imagine pas s’installer dans un bureau à part. «Pouvoir gérer son business depuis l’espace privé offre une certaine liberté. Le seul souci concerne la gestion de stock.»

6. Anticipez le développement de votre activité

Encore un aspect à bien anticiper si vous êtes à votre compte: avec le temps, votre activité va nécessiter de plus en plus d’espace. Pour le stock, si vous commercialisez des produits. Et pourquoi pas, pour des activités (ateliers, rendez-vous) si vous proposez des services. Stéphanie Van Hauwaert stocke aujourd’hui le vin qu’elle revend chez elle, mais prévoit très rapidement de louer un lieu dédié. «J’ai un stockage à Genève et un stock tampon chez moi pour pouvoir vite réagir en cas de commandes urgentes (…) L’idéal serait de trouver un lieu de stockage avec une petite partie boutique ou les gens peuvent récupérer leurs commandes et ceci trois demi-journées dans la semaine».

7.Organisez-vous comme dans une entreprise

Rien de pire que de perdre du temps à chercher un papier ou du matériel. Cécile Girardin le sait bien. Elle a donc tout prévu pour éviter de perdre du temps. «J’ai deux imprimantes. La première au bureau pour les factures et les BVR que je prépare avant 10h. La seconde en bas si, une fois dans mon espace de préparation des colis, j’ai oublié quelque chose, ce qui m’évite de remonter trois étages». Elle a aussi étiqueté absolument tout son matériel et ses produits, avec du scotch de carrossier. «Pratique pour avoir une vision globale, et lorsqu’il faut faire l’inventaire que demandent les impôts dans mon canton. Et utile si quelqu’un doit faire le travail à ma place pour une raison ou pour une autre», explique cette maman, qui a eu recours à un assistant lorsque sa troisième grossesse s’est révélée plus compliquée que prévue.

8.Vous avez des enfants ? Trouvez des solutions de garde

Le grand piège, c’est de se dire qu’en travaillant de chez soi, on pourra s’économiser une solution de garde. «Je vois très souvent le cas en tant que co-responsable des Mampreneurs. Beaucoup de mamans se disent qu’étant en congé maternité elles vont travailler de chez elles durant les heures de sieste du bébé. Mais si l’on veut que l’entreprise perdure, si l’on veut avancer, il faut une systématique, des heures de travail», assure Cécile Girardin.

Or, très souvent, lorsque les enfants sont là, ce sont eux qui structurent le temps des parents et pas l’inverse. Trouvez l’option qui vous convient. L’idéal est de combiner les solutions de garde. Lorsqu’ils ont des activités, organisez-vous avec des voisins ou des parents pour les y conduire et les ramener. «Mes enfants sont gardés ou vont à l’école deux jours par semaine. Le plus petit a deux matinées de jeux en groupe, une école pré-enfantine ici pour les enfants de 2 et demi à 4 ans et demi, qui a des coûts moins importants que la garderie», explique Cécile Girardin. On peut aussi solliciter les grands-parents s’ils sont dans la région, ou trouver une nourrice. Attention, multiplier les solutions de garde est économique et enrichissant pour l’enfant, mais peut aussi demander une organisation très compliquée. A vous de voir ce qui vous convient le mieux !

 

Cécile Girardin. DR

Cécile Girardin a organisé son domicile comme une entreprise. DR

 

 

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